Association des Usagers de l’Aérodrome de Vinon sur Verdon 

CONSEIL D’ADMINISTRATION 14 octobre 2020 

COMPTE RENDU 

Présents : Pierre Longchamp : Président
Michel Charpentier : Vice-Président
Christian Paoloni : Trésorier
Bernard Maunier : Secrétaire
Éric Bourjac
Pascal Poillon
Jean-Marc Blondeau
Absent : Michel Cordon : Excusé
La séance est déclarée ouverte par le Président à 09h00. Il est rappelé que l’absence de participation non motivée ni excusée à plus de 3 réunions du CA est statutairement susceptible d’exclusion. 

1.LE MOT D’ENTRÉE EN FONCTION DU PRÉSIDENT 

Le Président remercie Michel pour son très large engagement passé et ses belles réussites dont, et tout particulièrement, le gommage des conflits entre associations et activités aéronautiques, la sécurité de l’activité aéronautique, la motivation du bureau, le bon usage des ressources de l’association et des subsides de la Région pour la maintenance et l’amélioration de la plateforme. Le point d’orgue aura été la mise en place de la Station TOTAL et ses lourdes contraintes de gestion (contrôle carburant, stock, approvisionnement, facturation....)!
Pierre annonce qui exercera son mandat dans la continuité de ces réussites en appelant à la responsabilité de chacun des Usagers et de tous collectivement, en respectant l’équité entre les Associations Membres et en fédérant l’ensemble des activités aéronautiques.
L’espace aérien appartient à tous et sans privilège, notre plateforme aussi.
Pierre promet la transparence et la rigueur dans les actions et informations.
En complément des Statuts des Usagers (qui définit plutôt l’organisation associative), un règlement sera mis en chantier pour définir l’organisation et les règles de l’Exploitation.
Les engagements « à faire » de l’Exploitant, issus de la récente convention de sous-traitance quasi-totale de la Région à l’Association signée cet été pour 5 ans (2020-2024 inclus), sont très conséquents. Pierre annonce qu’il développera une politique élargie de délégations, basée sur une plus grande participation des membres du CA, avec la mise en place de « Chargés de Missions » et de délégations consécutives, cooptant les compétences et bonnes volontés des membres des Associations de l’aérodrome.

Il présente l’ébauche de la liste exhaustive des tâches à assumer et des postes de Chargés de Mission à pourvoir au sein du CA.
Cette liste sera diffusée sous quelques jours et permettra aux membres du CA de se positionner en fonction de leurs compétences, goûts et disponibilités.
Enfin Pierre demandera aux Membres du bureau ainsi qu’à chaque Chargés de mission de faire à chaque CA un « bref » des actions passées, en cours et à engager. Pour ce faire, le dialogue et l’expression des idées de tous sera de mise. 

2.POINT SUR LES ACTIONS NON FINALISÉES DU PRÉCÉDENT CA
Point sur les cotisations 2020 : Christian Paoloni a finalisé ce point avec Paul Bastiani, le précédent trésorier. A ce jour, seules manquent les participations de l’AC Val de Durance et de l’ANEPVV ; ces associations devront être relancées.
Observations sur Charte utilisation du tracteur & le memento de fauchage : rédigés par Pierre Longchamp, ces documents ont été diffusés à tous mes membres du CA mais n’ont suscité à ce jour que seulement 2 réponses. Les destinataires sont invités à se prononcer, pour une mise en œuvre au plus tôt. Cf. §6.
Point sur les AOT 2019: les demandes de paiement ont été reçues avec 3 mois de retard. Des problèmes de distribution de courriers ayant été constatés, il est demandé à chaque association de rendre lisible son étiquette de boite à lettre. Point sur les travaux en cours : cf. § 6. 

3.POINT DU TRÉSORIER                 CHRISTIAN 

Le trésorier présente la situation des comptes 2020 : 

Crédit disponible : 24700€
Dépenses 2020 (au 12/10/20) : 6800€
Les bilans pour les années antérieures ayant fait l’objet d’une vérification par deux commissaires aux comptes (F.Moginot et V.Braibant) sont considérés comme validés.
Pierre souhaite impliquer le Bureau et le CA dans les achats et propose la règle suivant (à intégrer dans un futur règlement) :
Achat < 500€ : engagement direct par le président et/ou le trésorier.
Au-delà, les appels d’offre (au-dessus de1000 € selon convention Région) et les choix retenus seront soumis à validation :
o De 500 à 2000€ : Bureau
o De 2000 à 6000€ : CA
o L’absence de réponse sous 8 jours calendaires vaudra validation.
Seules 2 personnes seront désignées auprès de la banque (RDV au Crédit agricole prévu le 16/10/20 a.m) pour engager des paiements : le Président et le Trésorier.

4.POINT DU SECRÉTAIRE             BERNARD

Le secrétaire évoque les tâches confiées ; sommairement, il s’agira :
De réaliser le plus possible une standardisation des documents.
D’établir un projet de classement « en ligne » accessible en consultation par tout un chacun ; pour la « mise en œuvre informatique » et notamment le choix de l’application la plus pertinente, il s’agira de rechercher les compétences parmi nos membres. A ce titre, Jean De MESLON est cité et sera sollicité pour nous conseiller.
De conserver un classement « papier » pour un minimum pertinent de documents, notamment les documents officiels, qui doivent rester facilement accessibles en cas de visites impromptues d’organismes de tutelle. 

5.POINT DU VICE-PRÉSIDENT           MICHEL 

25 RG Istres: cette unité doit s’entrainer à la validation de pistes en herbe pour l'atterrissage de gros porteurs. Une visite préliminaire a été effectuée récemment avec des sondages réalisés sur la 02-20. L’atterrissage d’un ATT (A400M) validant la remise en œuvre est évoqué. Restant en attente de précisions, et favorable a priori, le CA souhaite toutefois qu’une convention soit établie avec le demandeur afin de garantir la remise en état en cas de dégradation et de cadrer cet exercice (NOTAM, compatibilité des activités...).             --> Michel Charpentier
Drones : les vols prévus sont annulés (report non connu à cette heure).
Incident du Jodel du 05/09/2020: Michel, témoin direct de l’incident, en rappelle le déroulement. L’avion a effacé son train en fin d’atterrissage, sans causer ni blessure ni autres dégâts matériels notables, mais engageant ainsi la piste. Le BEA et la BGTA, prévenus téléphoniquement, de même que la DSAC SE (par Mail), n’ont cependant pas souhaité se déplacer (pas de dépôt de plainte, ni de blessé) [BGTA venue tard, NDCPT]. Avec l’aide de Jacky TOMSIN /ACMV, une dépanneuse de Vinon a alors été requise pour libérer rapidement la piste. Par la suite, nonobstant le Mail, la DSAC a reproché à l’association d’avoir découvert fortuitement l’incident... Cet évènement illustre la nécessité de disposer d’une procédure « Accident-secours » plus formelle et officielle. L’existence de fiches reflexe aux niveaux des clubs, et donc de portée limitée, toutes pertinentes qu’elles soient, n’est pas estimée suffisante.

6.POINT SUR LES ACTIONS RÉALISÉES, EN COURS ET À RÉALISER PAR LES MEMBRES DU BUREAU, DU CA ET DES CHARGÉS DE MISSION : 

6.1 Acquisitions et travaux sur budget Exploitant:                   Pierre
Un appel à candidatures est fait pour trouver des chargés de mission concernant l’établissement des appels d’offre et des commandes, ainsi que du suivi assidu des acquisitions et/ou des travaux (prise en compte des intervenants, réception....).
Les travaux réalisés dernièrement (barrière aéromodélisme, luminaires AVAA, acquisition de balises, commandes climatiseur....) dénotent un engagement positif des membres des associations concernées qu’il s’agit de promouvoir.
Les chargés de missions désignés devront travailler en étroite collaboration avec le Président (mis en copie des actions....).
Appels d’offre en cours et commandes projetées au budget 2020 :
o Godet, broyeur d’accotement, radio VHF                   --> Pierre
Pierre rappelle que le tracteur, récemment acquis, nécessitait des masses d’équilibrage. Plutôt qu’un achat couteux de masses inertes, il a été préféré l’achat d’un godet à basculement hydraulique qui pourra être utilisé pour de multiples tâches.
Besoins communs :
Local technique RDC de la Tour : Remise en état porte et intérieur en prestations de service + étagères pour entreposage petits matériels et matériaux.           --> Pierre 

6.2. Fauchage               Pierre
Chargé de Fauchage : Un essai n’a pas été satisfaisant à plusieurs titres (dégradations du matériels suite à utilisation dans des zones inappropriées; remisage après utilisation sans nettoyage; absence de graissage...). Dans l’attente, Pierre assure cette responsabilité et passera le relai dès que possible.
La formation et habilitation d’opérateurs motivés en conduite et petite maintenance est nécessaire, leurs formations devant être assurées à l’occasion des prochaines campagnes de fauchage (nov. – déc.). Christian JOVER (aéromodélisme) est déjà impliqué.
Manuel simplifié, check list et Charte d’utilisation du tracteur/Giro broyeur : Pierre finalisera le document en fonction des remarques reçues (cf. §2)
o Il est rappelé que le tracteur/Giro broyeur, matériel coûteux & vulnérable, doit être utilisé dans les zones dénuées d’obstacle (grosses pierres ou autres....). Les abords de bâtiment ou la proximité d’obstacles tels que balise, câbles d’amarrage planeur ...... doivent être fauchés avec des moyens plus appropriés : tracteur autoporté(ACMV), débroussailleuse,.... les modalités de mises à disposition sont à repréciser.

 6.3. Marquage/Balisage/Signalisation pistes et Taxiways             Pierre
Issu du traitement des écarts (Cf. point suivant : Audit CHEA), un nouveau marquage de piste et implantation des TWys a été étudié sous notre contrôle par la société SOGETI, laquelle produira à la demande de la maitrise d’œuvre de la Région (AREA), un Dossier de Consultation des Entreprises (DCE). Ces études perturbées par la crise COVID, puis par des problèmes administratifs; devraient se concrétiser sous peu. Les travaux initialement prévus avant la fin de l’année vont subir des retards.
Le marquage des pistes 10-28 et 16-34 sera de type planeur (marques bétons 4 x 1 m tous les 100 m sans balise tronconique). La 02/20 restera telle quelle, en marquage Avion. (marques bétons 6 x 1,2 m tous les 200 mètres avec balise tronconique blanche entre deux)
En ce qui concerne les taxiways, le balisage règlementaire (balises jaunes) sera systématique.
Il est prévu par ailleurs, des panneaux d’obligation et de signalisation frangibles qui sont en cours d’étude (« prototypes » en cours de réalisation). 

6.4. Audit CHEA :                   Pierre
Pierre fait le point sur le traitement « en cours » des écarts suite à l’audit de 2017 ; la périodicité étant en principe de 5 ans.
Comme outil de suivi, Pierre a créé un tableau « xls » facilitant le suivi de l’application d’échanges METEOR de la DSAC.
Les problèmes posés par l’application de la réglementation sont rappelés, notamment en ce qui concerne les surfaces de dégagements RWY vs TWY1 et l’utilisation simultanée avions/planeurs en parallèle sur les pistes, nonobstant leurs largeurs confortables. L’arrêté du 12/07/2019 a cependant permis de « sauver » ces utilisations simultanées moyennant un accord mutuel entre commandants de bord.
Taxiways :
o La transformation officielle de l’ensemble de nos TWY en taxiways de type « en herbe » (dont certains avec bande aménagée en dur) permet de résoudre de facto la non-conformité actuelle s’ils demeuraient classés comme des TWY « en dur ».
Une proposition de création, pour les 28-10, d’une zone de dégagement planeurs avec réduction de la largeur de celle-ci de 10 m côté nord (sans mordre sur la plateforme et les mini-bandes planeur) permet de résoudre les interfaces piste 28-10 / TWY Charly / dégagement planeur côté nord de la 28.
L’application des servitudes latérales réglementaires des pistes 1 et de signalisation ont conduit :
o à déplacer certains TWys (Whisky, Sierra, Zoulou)
o à la suppression du TWy Novembre. 1 Séparation mini de 25 m entre le bord de la piste et l’axe du TWY en herbe (ou considéré comme tel), et pour un obstacle mobile de 4 m circulant sur le TWY (correspondant à un ULM pendulaire). Surface de dégagement de 10 m en bord de piste. Absence d’obstacle sur 16,50 m de part et d’autre de l’axe des TWYs

 o Le TWy Whisky est rebaptisé selon 2 branches : Victor le long de la 16, et sans changement (Whisky), le long de la 02-20.
 Enfin, à notre demande, la Région a désigné un bureau de géomètres pour vérifier et éventuellement déplacer les limites agricoles / aérodrome. Des conventions avec les agriculteurs seront éventuellement à mettre en place. 

6.5. Carte VAC : Mise à jour                           Michel, Bernard, Pierre
Michel a déjà transmis le 01/09/2020 une demande de mise à jour au SNA SSE (comportant en particulier la publication des Zones de Perte d’Altitude Planeurs (ZPA)). La prochaine échéance de publication par le SIA (cycle AIRAC) est le 5 novembre.
La mise à jour doit se poursuivre en fonction des items et échéances d’engagements fixés dans la gestion des écarts (1er échéance : 15/10/20 – 2ième échéance : après travaux de marquage / balisage). Ces phases de traitement des modifications sont en cours de finalisation.
Une réunion de travail VAC est prévue le 16/10/2020 pour examiner le contenu de la prochaine demande vers le SNA.
Le Président validera les réflexions-propositions.
Michel accompagnera Bernard pour un relayage progressif. 

6.6. Gestion LL100
La gestion de la station TOTAL (Contrôle carburant, suivi des stocks, commandes, ....) a été sous-traitée à Jacky Tomsin/ ACMV à titre de délégation de service. Pas de difficulté particulière à ce jour. 

6.7. Surveillance des Pistes :
Un appel à candidature est lancé afin de trouver et mettre en place un Chargé de Mission pour la Surveillance réglementaire de l’aire de Mouvement, pour le suivi et traçage requis de cette activité.
Devant l’urgence pour la levée des écarts CHEA, Pierre a revu assez profondément le Protocole de surveillance de l’aire de Mouvements. Il présente succinctement les 4 types de surveillance qui feront appel à la participation des associations. Le projet est actuellement dans les mains du bureau pour observations, avant de faire l’objet d’une consultation pour validation auprès des membres du CA, des Présidents d’Associations, des Instructeurs et chefs pilotes, ainsi que des personnes missionnées. A la demande insistante de la DSAC, la surveillance de l’état des pistes (notamment les besoins en fauchage et la gestion des obstacles) y a été intégrée. Un registre dument émargé sera tenu dans la « vigie » de la tour de contrôle (TWR) 

6.8. Manuel d’Exploitation
La nécessité d’élaborer et de rédiger un manuel d’exploitation fait partie des exigences de la DSAC dans le cadre de la réglementation CHEA et est donc incontournable. Sa rédaction devra rester la plus simple possible tout en étant suffisamment complet. Il intégrera, entre autres, les protocoles existants ou à venir.
Là aussi, un appel à candidature en vue de la mise en place d’un Chargé de Mission est lancé.

6.9. Plan Accident-Secours
Un appel à candidature est lancé afin de mettre en place un Chargé de Mission Sécurité.
La mise à jour des fiches reflexes est à réactiver (niveau clubs) dans l’attente d’un plan accident – secours d’autant plus incontournable (cf. incident du Jodel supra) qu’il est exigé par la DSAC dans le cadre des obligations CHEA.
Un projet est à lancer ; échéance : 30/06/2021 

6.10. Travaux Région Sud
Travaux Région réalisés en 2020
o Bien que la Région avait annoncé ne pas vouloir entreprendre de réfections sur les bâtiments impactés par le projet de photovoltaïque, elle a dû, face à l’urgence et aux exigences de sécurité, entreprendre certains travaux de sécurisation des portes des hangars de 4 associations (ARAPA, AAVA, Cadarache, ACMV).
o Travaux de peintures dans les sanitaires est de l’aire d’accueil.
o Trois climatiseurs changés à l’ARAPA
La maintenance lourde des portes de hangars N° 14, 27, 32, 33 et 34 est en cours d’appel d’offre et devrait être entreprise en fin d’année.
Une demande de remplacement des coffrets de distribution électrique de l’aire d’accueil (environ 50 u) a été faite à la Région au titre de la sécurité électrique.
Les demandes de travaux de réfection des bandes en dur des pistes sur 2020 ne sont toujours pas entamées. Ces bandes se dégradent de façon accélérée et ces travaux deviennent urgents, mais jusqu’à présent le chiffrage présenté (AREA) s’est avéré exorbitant, parce que trop riche (1,35 M€ !). Pierre relance sans cesse la Région et l’AREA à cet égard.
Concernant le projet photovoltaïque, le projet semble confronté à des problèmes de rentabilité (baisse du prix de rachat par l’ERDF, amortissement qu’au bout de plusieurs décennies....), mais une décision purement politique est toujours possible.
Besoins communs et des associations pour l’exercice 2021 à lancer. 

6.11. Travaux propres
Travaux Exploitant réalisés en 2020
o Luminaires des sanitaires Est de l’aire d’accueil.
o Remplacement barrière de l’accès aéromodélisme.
Travaux en lancement
o Changement d’un climatiseur aux Ailes Varoises.
o Divers petits travaux. 

7.JOURNÉE AÉRODROME PROPRE ET DE SERVICES

Cette journée, en principe organisée en début ou en fin d’année, sera à programmer prochainement. Il est prévu de lui donner un côté convivial et festif sans entamer son côté utilitaire. Pour sa réussite une bonne organisation est indispensable.

 La pose des nouveaux balisages de TWY serait un thème d’actualité. Il est noté que l’élimination des déchets verts pose problème (écobuages en principe interdits) – un broyeur à végétaux pouvant s’avérer indispensable. Une sollicitation de la Mairie (autorisation d’écobuage ou prêt de matériel) est à prévoir. Pascal Poillon déplore à cet égard que des détritus sauvages soient de plus en plus souvent constatés. Le déploiement d’une vidéo surveillance est discuté. Suite à action de la Région, des rondes de la police municipale sont possibles         --> à relancer. 

8.POINTS DIVERS 

8.1. Parachutage
Jean DeMESLON a contacté la Région pour poursuivre son expérimentation d’activité parachutage sur le terrain en 2021. La Région y est favorable. En 2019, l’expérience sur 4 j s’était avérée mitigée (2j bons + 2 j « pas très bons ») ; le protocole établi à cette occasion avec Michel était convenable mais pourra être revu sur la base de cette expérimentation. JDM est invité à renouveler sa demande auprès des usagers en fournissant une demande explicitée. 

8.2. Site Internet
Très apprécié depuis sa création par Michel, lequel continuera cette mission d’information essentielle. Le site internet pourra évoluer dans sa forme (présentation) pour plus de convivialité. Jean DeMESLON pourra nous aider en ce sens.

La séance est levée à 12 h 10 

Le 28 /10/2020 

Votre Président           Votre Secrétaire 

P. Longchamp                 B. Maunier 

Rédacteur : B Maunier

ANNEXE : Dégagements d’obstacles RWY vs TWY - Réaménagement de la 28-10 Planeurs (compatibilité avec TWY C)

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